Pipeline management: optimización del rendimiento de Ventas

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El Pipeline Management es la gestión estratégica y táctica de un proceso secuencial de actividades o etapas relacionadas con la adquisición y gestión de clientes potenciales (leads) hasta la conversión final en clientes.

Un pipeline es la secuencia de procesos interconectados que llevan a cabo una serie de tareas específicas, hasta la etapa final: la venta. La gestión adecuada de este pipeline no solo acelera el tiempo de cierre, sino que también mejora la calidad del resultado final (conversión) y optimiza los recursos disponibles.

La gestión eficiente del pipeline no solo trata de mantener un flujo constante, implica supervisar y coordinar todas las etapas del proceso, desde la planificación inicial hasta la ejecución y el seguimiento, identificando además posibles cuellos de botella. Es la lista de operaciones futuras. Todo ello por etapa de ventas y categorizado por la fecha prevista de cierre (mes, trimestre, año…). Las operaciones que están en el CRM para ser desarrolladas y cerradas forman parten del pipeline.

¿Cómo se gestiona el pipeline? Vigilando la cantidad y la calidad de las oportunidades abiertas, por comercial, por marketing o por el canal.

En el pipeline hay que gestionar tres cosas:

  • La probabilidad de la oportunidad de venta.
  • Comprobar que están las oportunidades en el periodo que corresponde.
  • Gestionar la cantidad. Ver si son suficientes (en termino de número y valor de las operaciones) para cerrar el periodo previsto o es necesario realizar más prospección para que ese número aumente.

Puntos clave para el Pipeline Management

Los puntos clave para el correcto Pipeline Management son:

  • Definir las fases del proceso de Ventas. Conocer cuáles son las fases en las que el estado de la operación puede aplicarse a un periodo u otro.
  • Cualificar leads. Incluirlos en el pipeline o no. Para la cualificación inicial de leads, podría definirse como primera etapa, es recomendable destinar un equipo que no fuera meramente comercial.
  • Asignar leads a los responsables de Ventas adecuados.
  • Monitorizar el proceso. Es clave hacer revisiones periódicas y sistemáticas. Por ejemplo, cada dos semanas revisar el pipeline de los próximos meses.
  • Analizar datos. Si este análisis no se podrán acometer las mejoras necesarias para aumentar la conversión.
  • Mejora continua. “Si descuidas la generación del pipeline semanal, tu equipo se acostumbra a no generar pipeline semanalmente. Si sale bien el detalle, la foto grande saldrá bien”, afirma Gabriel Martín profesor de Transformación Comercial en Master in Sales (MiS).

Es crucial que la generación del pipeline sea continua, como una rueda que no se detiene.

Una buena gestión del Pipeline nos asegura un forecast preciso y una mejor gestión del largo plazo (rolling forecast).

La gestión de los leads en primer lugar y la cualificación de las operaciones aseguran su limpieza (Pannocotta Vs Soufflè. Que se sostenga o se desinfle). Cuando el Pipeline no está limpio, se supone que la mayoría de las operaciones se trasladarán al periodo siguiente -algunas incluso más adelante-, esto hace que los Pipeline de los próximos periodos no sean del todo ciertos, con operaciones con posibilidad de no ser cerradas nunca.

El Pipeline Management implica un monitoreo constante de métricas clave en cada etapa, como tasas de conversión, tiempos de ciclo y la detección e identificación de posibles obstáculos.

También implica la adaptación y optimización continua de las estrategias en función de los cambios en el mercado o el comportamiento del cliente.

El Pipilene Management, práctica fundamental para maximizar la eficiencia en la adquisición y retención de clientes -asegurando un flujo continuo y controlado de leads a lo largo de todo el proceso comercial-, forma parte de los contenidos formativos de Master in Sales (MiS) y el executive program Chief Sales Officer (CSO) de Sales Business School.

Anabel Zazo. Comunicación Sales Business School

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